On reçoit la convocation d’assemblée générale, l’ordre du jour est lisible, le délai de vingt et un jours est respecté. Tout semble en ordre. Mais au moment de voter un plan de travaux, on découvre que les tantièmes inscrits au registre de copropriété ne correspondent plus à la réalité, qu’un lot a été scindé sans mise à jour ou qu’un copropriétaire récent n’apparaît nulle part.
Le registre de copropriété tenu par le notaire conditionne la fiabilité de chaque décision prise en assemblée générale, bien au-delà de la simple formalité administrative.
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Registre de copropriété obsolète : quand le vote en AG devient contestable
Prenons un cas fréquent. Un copropriétaire a acheté deux lots qu’il a réunis. L’acte notarié a bien été signé, mais la modification des tantièmes n’a jamais été répercutée dans le registre ni dans l’état descriptif de division. Lors de l’assemblée générale suivante, les tantièmes utilisés pour le calcul des voix sont faux.
La conséquence directe : toute résolution votée avec ces tantièmes erronés peut être contestée devant le tribunal judiciaire. Un copropriétaire mécontent d’une décision a alors un motif sérieux pour demander l’annulation du procès-verbal.
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Le problème ne se limite pas aux fusions de lots. Un démembrement de propriété mal renseigné, un changement de syndic non déclaré au registre national d’immatriculation, ou des quotes-parts de charges jamais actualisées après des travaux modifiant les parties communes produisent le même effet : une AG formellement valide repose sur des données matériellement inexactes.
La distinction entre convocation régulière et données fiables
Le droit de la copropriété sépare deux exigences. La première concerne la régularité de la convocation : respect du délai, envoi en recommandé ou remise contre émargement, ordre du jour complet. La seconde porte sur la qualité des informations qui sous-tendent le vote, à commencer par la répartition des voix.
On peut donc avoir une convocation irréprochable et un vote fragile juridiquement, parce que le registre n’a pas été mis à jour. Les retours varient sur la probabilité réelle d’annulation, mais le risque existe dès qu’un copropriétaire signale l’écart.
Rôle du notaire dans la mise à jour du registre de copropriété
Le notaire intervient à chaque mutation : vente, donation, succession, modification de lot. C’est lui qui publie les actes au service de la publicité foncière et qui met à jour l’état descriptif de division quand la configuration des lots change.
En pratique, la mise à jour du registre dépend de la coordination entre trois acteurs :
- Le notaire, qui rédige l’acte et procède à la publication foncière, incluant la nouvelle répartition des tantièmes si elle a été votée en AG
- Le syndic de copropriété, qui doit répercuter ces changements dans sa gestion courante et mettre à jour l’immatriculation au registre national
- Le syndicat des copropriétaires, qui vote en assemblée générale toute modification de l’état descriptif de division ou du règlement de copropriété
Quand l’un de ces maillons ne fait pas sa part, le registre se décale progressivement de la réalité. On se retrouve avec des documents qui ne reflètent plus ni le nombre de lots, ni la bonne répartition des charges, ni parfois même l’identité des copropriétaires actuels.
Immatriculation au registre national et fiabilité des données
Depuis la loi ALUR, chaque copropriété doit être immatriculée au registre national des copropriétés. Ce registre permet aux pouvoirs publics, et notamment à l’Anah, de connaître la situation financière de chaque copropriété : niveau des charges impayées, existence d’un fonds de travaux, caractéristiques techniques de l’immeuble.
L’obligation de mise à jour annuelle rend visibles certains changements structurants. Mais dans les faits, beaucoup de syndics tardent à actualiser ces données. Le décalage entre le registre national et la réalité du terrain complique le repérage des copropriétés en difficulté, qui est pourtant la finalité première du dispositif.
Préparer une AG de copropriété avec des données registre fiables
Avant toute assemblée générale portant sur des travaux, un changement de syndic ou une modification du règlement, vérifier la concordance entre l’état descriptif de division et les lots réellement existants devrait être un réflexe. On ne parle pas d’un audit complet, mais d’un contrôle ciblé.
Concrètement, les points à vérifier en amont de l’AG :
- Le nombre de lots correspond-il à celui inscrit dans le dernier état descriptif de division publié par le notaire
- Les tantièmes de chaque copropriétaire correspondent-ils à ce qui figure au règlement de copropriété en vigueur
- Les mutations récentes (ventes, successions) ont-elles bien été notifiées au syndic et répercutées dans la feuille de présence
- L’immatriculation au registre national a-t-elle été actualisée avec les dernières données financières
Si un écart est détecté, la bonne pratique consiste à inscrire la régularisation à l’ordre du jour de l’assemblée générale elle-même. Voter la mise en conformité du registre avant de voter les résolutions qui en dépendent sécurise l’ensemble des décisions prises ensuite.
Participation élargie et enjeux de fiabilité
Depuis la loi ELAN, les copropriétaires peuvent participer à l’AG par visioconférence ou voter par correspondance. Cette ouverture augmente la participation, mais elle augmente aussi le nombre de voix à comptabiliser correctement. Un formulaire de vote par correspondance qui repose sur des tantièmes erronés pose le même problème qu’un vote en séance : le résultat est attaquable.
La gestion du quorum se complique également quand des copropriétaires votent à distance sans avoir connaissance des éventuelles corrections apportées en séance. La loi ELAN précise d’ailleurs que les votes par correspondance portant sur des résolutions ayant évolué de manière substantielle pendant les débats sont traités comme des votes défavorables.
Registre de copropriété et sécurisation des décisions du syndicat
Le registre de copropriété notaire n’est pas un document d’archive. C’est le socle juridique sur lequel repose chaque délibération du syndicat de copropriétaires. Un règlement de copropriété non actualisé après des travaux de restructuration, un état descriptif qui ignore une division de lot : ces situations créent une zone grise où les décisions prises en assemblée générale restent vulnérables à la contestation.
Le coût d’une régularisation notariale, souvent perçu comme une dépense superflue par les copropriétaires, reste très inférieur au coût d’une procédure en annulation d’AG. Quand le registre reflète fidèlement la composition de la copropriété, le syndic prépare la feuille de présence sur des bases solides, les votes sont calculés avec les bons tantièmes, et les résolutions adoptées résistent à toute contestation ultérieure.
